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商業周刊 - 專欄部落格文章
先進觀念 輕鬆掌握 
如何把爭吵不停的會議變成一場團康遊戲?
Jul 30th 2013, 00:26, by 吳育宏

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來源:Kalexanderson@flickr.CC BY-NC-SA 2.0

美國著名的小說家馬克·吐溫(Mark Twain)曾經說:「工作和玩樂是同義字,只是分別使用於不同情境而已。」

大部分的我們都是極其平凡的普通人,沒有馬克·吐溫與生俱來的天份與才氣,要做到工作如同玩樂般的瀟灑,在現實生活中很不容易。然而,他這一句寓意深遠的格言,卻非常值得我們省思。

對許多朝九晚五的上班族來說,工作和玩樂是兩個「反義詞」。一旦在工作中找不到樂趣,就會感到倦怠,想要逃離工作情境,完全沒有回到工作崗位的動力。所以在週一早晨的大眾運輸工具和辦公室裡,我們可以看到許多「星期一憂鬱症(Monday Blue)」的神情。

但是,工作真的是這麼毫無樂趣的事情嗎?有時候若是能夠轉換心態,或許我們能得到完全不同的結果。在我所熟悉的業務團隊管理上,就有很多這樣的例子。

一如往常,會議開始我試著聊些輕鬆的話題,大家也都神情愉快的談論著。但是一進入到正題,討論公司作業流程的問題,許多人的臉馬上沉了下來,好像千萬斤的壓力籠罩著。

這是一個公司內部「樣品規格確認單」的流程問題。技術主管向我反映,業務員在製作單據時內容不夠詳細,導致其他單位發生錯誤的解讀。從客戶端、業務部、技術部、生產部到品管部,資訊鏈被拉長之後,溝通的落差就越來越大。

手上拿著剛發生的案例,我請業務員Claire向大家說明來龍去脈,希望集思廣益之後討論出較佳的解決方案。

「客戶需要的樣品規格總共有10多種,而且內容複雜。我整理過後,是這麼製作『樣品規格確認單』的。」Claire說明自己如何亂中求序,來編排這一份內部傳遞的單據。

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